白银市人大常委会机关公文处理办法

（2017年9月15日白银市九届人大常委会第11次主任会议通过）

目    录

第一章    总    则

第二章    公文种类

第三章    公文格式

第四章    行文规则

第五章    发文办理

第六章    收文办理

第七章    催办督办

第八章    公文管理

第九章    立卷归档

第十章    附    则

第一章  总  则

第一条  为使市人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《全国人大机关公文处理办法》和《甘肃省人大常委会机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条  公文处理是指公文的拟制、审核、办理、管理和立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理必须做到及时、准确、规范、安全。

第四条  办公室主要负责全机关的公文处理工作；常委会各工作部门、办公室各科室负责本科室的公文处理工作；档案信息室是常委会机关公文处理工作的办事机构，具体承办公文的收发、印制，清理、归档、销毁等工作。

第五条  文秘部门应配备具备相应业务技能的专（兼）职文秘人员负责本部门公文的处理工作。文秘人员应忠于职守、保守秘密、作风严谨，认真细致地做好公文办理工作。

本办法所称文秘部门是指常委会各工作部门、办公室各科室、机关党组织、工会；文秘人员是指各部门（科室）公文处理人员。

第二章  公文种类

第六条  市人大常委会机关公文种类主要包括：

（一）公告。适用于公布选举和任免事项、法定事项、代表资格审查等重要事项。

（二）决议。适用于市人大及其常委会会议审议、批准通过的重要事项。

（三）决定。适用于对重大事项作出的决策和安排，改变或者撤销不适当的地方性法规、自治条例和单行条例。

（四）议案。适用于根据法律程序，提案人向市人大及其常委会提请审议的事项。

（五）建议、批评和意见。适用于市人大代表向市人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关部门认真研究处理并负责答复的事项。

（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

（七）批复。适用于答复请示事项。

（八）报告。适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。

（九）通知。适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，人事任免等。

（十）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（十一）函。适用于不相隶属机关商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门提出请求事项等。

（十二）意见。适用于对议案或者重要问题提出见解和处理办法等。

第三章  公文格式

第七条  市人大常委会机关公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。即版头，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十二）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十三）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十四）页码。公文页数顺序号。

第八条  公文版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

公文用纸幅面采用国家标准A4型。特殊形式公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第九条  常委会机关各部门呈报常委会主任、副主任、秘书长、副秘书长以及各专门委员会、各工作部门领导同志审核、签发的公文，应使用统一印制的公文“发文审签稿纸”。公文发文审签稿纸上的标题、主办单位、拟稿人、核稿人、主送、抄送等栏目要书写清楚。

对呈报甘肃省人大，市委的文件应符合格式要求，对不符合要求的呈报件，应商呈报单位按要求重新呈报。

第四章  行文规则

第十条  市人大及其常委会机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。

第十一条  除市人大常委会办公室以外，市人大各专门委员会、常委会各工作部门，一般不对外行文，对外行文全部以办公室名义。办公室可以在职权范围内向上行文、相互行文、对外行文和向其他相关部门行文。

第十二条  常委会办公室若确有必要并在职责范围内，可以与其他平级单位联合行文。

党总支、支部行文统一按机关党组的行文程序和规范进行。

第五章  发文办理

第十三条  拟制公文应做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，文字精炼。用词和标点符号准确、规范。

（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定，从严控制文件的种类和数量。

第十四条  公文文稿定稿后送本单位主管领导同志审批之前，承办单位应先交本单位文秘部门进行校核，以确保公文的质量。

第十五条  凡以市人大常委会、常委会党组、机关党组以及办公室名义的行文，承办单位必须在认真校核后，先经办公室审核、复核，再分别报相关领导同志签发。涉及其他部门的事项，应先与相关部门就有关事宜协商一致并与相关部门会签。

第十六条  校核、审核的内容主要是：发文内容是否符合国家法律、法规和其他有关规定；是否确需行文；观点是否正确；涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见；是否与现有公文相衔接；是否符合行文规则；文种使用是否正确、公文格式是否规范等。

第十七条  各专门委员会、各工作部门，办公室各科室以市人大常委会、常委会党组、机关党组、办公室名义起草的正式编号发文，由起草单位负责人审查签字后，按不同的文种和发文内容的规定程序签发。常委会文件、常委会党组文件经秘书长审核后，由常委会党组书记、主任签发；常委会会议审议意见转办文件，送常委会分管领导审定后办公室印发；机关党组文件，由机关党组书记签发；办公室文件，由办公室主任签发。

各专门委员会、各工作部门以办公室名义印发的送阅件、情况反映等文件，由部门负责人审核，并报分管领导审阅后，办公室主任签发。办公室联合发文，应由所有联署单位的领导同志会签。

领导同志审批签发公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文应用钢笔、签字笔或毛笔，不得使用铅笔和圆珠笔。

第十八条  常委会、常委会党组、机关党组、办公室的发文，应按照发文字号的编制要求由档案信息室进行登记编号；市人代会有关文件，由秘书科和档案信息室编号或规范。

第十九条  公文印制要做到及时、准确、规范、安全。

机关产生所有公文的印制由档案信息室负责。

常委会、常委会党组、机关党组、办公室编号文件，市人代会、常委会会议文件资料由档案信息室分发。

各专门委员会、各工作部门向机关以外发的传真及有关会议文件材料，由各部门分发。

第六章  收文办理

第二十条  机关所有的来文来电均由办公室档案信息室签收、分送、审核、呈阅。对不符合行文规则，不符合要求的文件应商有关单位重新呈报。签收后，应将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项登记清楚，以利于管理、查询和催办。

第二十一条  文秘部门文秘人员应根据分送范围和来文单位的要求以及有关规定，每天按时收取文件并填写公文处理单，将公文及时分送有关领导同志和部门（科室）。

如来文分送范围不明确，由档案信息室根据来文内容意见报办公室分管领导，按领导同志批示意见分送。

第二十二条  需分呈领导传阅和审阅的文件，按文件性质和规定的要求呈阅。需要多位领导同志阅知，但来文份数少，不够分送时，由档案信息室原则上按照领导同志的排序从前往后依次送阅。领导同志阅后，及时退回档案信息室；领导同志之间不应直接横向传阅。

中央及省、市委及其他有关方面的重要来文，档案信息室签收登记后，应先交办公室分管领导提出处理意见，再送请相关领导同志阅知、批示。

第二十三条  报送主任、副主任、秘书长审阅批示的公文，一律经由办公室档案信息室统一签收、编号、登记后报送有关领导同志阅批。

相关领导同志批示后，应经由档案信息室送承办单位办理；如批示内容涉及多个部门或者多位领导同志，原则上按照批示的顺序，从前往后依次印送各有关部门或者各位领导同志；作出批示的领导同志有具体要求的，按要求处理。

第二十四条  需要办理的公文，根据文件性质，按程序送签，领导同志加注办理意见后，由档案信息室直接交承办单位办理，并将办理结果及时登记、报告。

对紧急公文或有办理时限要求的公文（含会议通知，限时上报文件材料等通知），文秘部门办文人员应及时签收、登记，按照文件的内容要求，在第一时间呈送领导同志阅批的同时复印相关部门（科室）阅知。因其它情况不能及时办理时，文秘部门的办文人员应及时将文件办理情况，报告部门或科室负责人，由部门或科室负责人协调解决。

有关专门委员会、相关工作部门及办公室有关科室分别收到省人大有关专门委员会、相关工作部门，市上有关单位需要办理的公文、函等，由收文单位直接办理，呈送相关领导阅批，年底归档时统一交档案信息室归档。

第二十五条  公文呈报审批的过程中，如遇领导同志出差或其他情况不能及时批示公文时，文秘部门应会同呈报单位商处，确定处理方式。

第二十六条  提交常委会会议、党组会议、主任会议的相关材料，各相关部门要在会议召开前一天报送办公室秘书科。

第二十七条  节假日、双休日、下班后各有关方面送来的紧急公文，由档案信息室负责签收、登记并按规定及时处理。特急、电报、传真由档案信息室机要人员及时收取，应立即请示有关领导同志后办理，涉及领导活动和其它方面的及时交有关部门（科室）办理，并及时将办理结果向领导同志反馈。来文或电报注明收件人或收件单位的，应立即通知收件人或收件

单位负责人，并按照其要求办理。

第七章  催办督办

第二十八条  常委会主任、副主任、秘书长、副秘书长以及各专门委员会主任委员、副主任委员，各工作部门负责人等领导同志作具体批示的公文，各文秘部门应按规定进行催办督办。

第二十九条  办公室秘书科负责常委会主任、副主任、秘书长批示件的催办、督办工作。各专门委员会、各工作部门以及办公室各科室负责本部门公文运转的催办、督办工作。各文秘部门应指定专人负责此项工作。

第三十条  承担催办、督办工作的文秘部门和人员，应及时了解掌握领导同志批示件等公文的落实情况，并督促承办单位和有关人员及时办理。

第三十一条  领导同志的批示件，文秘部门应在一个工作日内送达有关承办单位。传批紧急公文或者有明确送达时限要求的公文，文秘部门应按照紧急等级或要求的时限及时送达。

第三十二条  承办单位办理领导同志批示件，有具体时限要求的，应在要求的时限内办理完毕；无具体时限要求的，承办单位也应抓紧办理。承办单位不能在规定时限内办理完毕的，应及时向作出批示的领导同志说明原因。

第三十三条  普通公文应及时催办，直至承办单位办理完毕，要做到件件有结果。紧急公文或者有时限要求的公文，应按照紧急等级或要求的时限从速催办。常委会主任、副主任、秘书长的批示件，应作为催办督办的重点，秘书科应及时跟踪了解批示件的办理进度和落实情况。

第三十四条  领导同志的批示件办理完毕后，文秘部门原则上应在一个工作日内，将批示件首页复印报送相关领导同志阅知。

常委会领导同志批示件的催办、督办情况，办公室及时向相关领导同志报告。

第八章  公文管理

第三十五条  文秘部门应严格管理公文，建立健全本单位公文管理的有关规定。

档案信息室对重点管理的党内文件、涉密文件编号管理。

第三十六条  密级公文的印发、传达范围，应按照发文机关的要求执行。

第三十七条  翻印涉密公文必须经发文机关批准并应按照原件要求进行管理。绝密级公文不得翻印。秘密文件严禁私自复印。

第三十八条  传递秘密公文，必须采用保密措施，确保安全。

第三十九条  相关工作部门合并时，全部公文应随之合并管理；相关工作部门撤销时，公文应及时移交指定的部门。

机关工作人员调离工作岗位时，应及时移交、清退本人暂存、借用的公文。

第四十条  中央及省、市委文件的阅读传达应按照文件发布机关的有关规定执行，任何单位不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。

第四十一条  绝密级中央文件，由档案信息室统一负责传阅，定期清退。

第四十二条  机密级以下（含机密级）中央及省、市委等文件，由机关各部门（科室）负责，按照规定半年清退一次交档案信息室。每年的三月底将上年度的文件资料全部清退完毕。需要留存的秘密文件，应严格履行审批手续。

第九章  立卷归档

第四十三条  公文处理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和《白银市人大常委会办公室文件档案管理保密制度》的规定，按时将公文正文、定稿签发件和有关材料立卷归档，并定期向办公室档案信息室移交。任何部门和个人不得违反规定保存应归档的公文。

联合办理的公文，由主办单位负责立卷，相关单位如需要可保存复印件。

第四十四条  没有归档和存查价值的一般性公文，应在案卷移交后，及时交档案信息室，由档案信息室定期将普通公文、秘密公文（进行编号、登记）交由市保密委销毁中心进行销毁，确保不丢失、不泄密。

绝密级公文（含电报），应由办公室档案信息室指定专人按照公文制发单位的要求进行登记、清退，由制发机关销毁。个人不得擅自销毁公文。

第十章  附  则

第四十五条  对公文办理中的电子文件，按照《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》的要求进行管理。

第四十六条  本办法由市人大常委会办公室负责解释，自发布之日起施行。